Privacy Policy utenti

La presente informativa descrive come PARTY HUB S.R.L., che offre il servizio con il marchio «PartyHub» («PartyHub»), tratta i dati personali degli utenti del sito e delle app («Piattaforma») ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»).

Principali novità di questa versione: pagamenti in app di tavoli e consumazioni, venduti dai locali tramite Stripe Connect; analisi statistiche interne; report aggregati e anonimi, anche ceduti a terzi; due nuovi consensi facoltativi (miglioramento dei modelli di raccomandazione e comunicazione di dati a partner commerciali); descrizione di chat, funzioni sociali, storico di partecipazione e indicatori di attività; indicatore di affidabilità delle prenotazioni e gestione delle segnalazioni; ruoli di PartyHub e dei locali; tempi di conservazione specifici.

1. A chi si riferisce

Agli utenti che scoprono eventi, creano un account, effettuano prenotazioni, acquistano tavoli o consumazioni in app, usano liste, tavoli, QR, chat, funzioni sociali, assistenza, notifiche, posizione, chat AI o la funzione Match. Manager e organizzatori devono consultare anche la Privacy manager.

2. Dati trattati

• Account: email, username, nome visualizzato, data di nascita, genere facoltativo, avatar, credenziali gestite dal fornitore di autenticazione e, se lo fornisci per i canali che lo richiedono, numero di telefono.
• Prenotazioni: evento, lista o tavolo, ospiti e tag, codice PR, prezzo applicato e motivo dell’eventuale omaggio.
• Ordini e pagamenti in app: tavoli e consumazioni acquistati, venditore, importi, stato del pagamento, rimborsi e contestazioni, identificativo della transazione. I dati completi della carta sono trattati esclusivamente da Stripe e non sono conosciuti né conservati da PartyHub.
• Ingressi e ritiri: token QR opaco, stato e data/ora della scansione o del ritiro, evento e operatore autorizzato.
• Storico di partecipazione: presenze, mancate presenze (no-show), cancellazioni tardive, rifiuti e riammissioni relativi alle prenotazioni, e il conseguente indicatore di affidabilità.
• Attività: ricerche, preferiti, visualizzazioni, interazioni con le proposte di eventi, prenotazioni e preferenze.
• Indicatori di attività e badge (ad esempio il Rave score), calcolati sulla base dell’attività nella Piattaforma.
• Funzioni sociali: persone seguite e che ti seguono, tag, impostazioni di visibilità delle tue partecipazioni.
• Messaggi: contenuti delle chat con altri utenti e con gli organizzatori, partecipanti e data/ora.
• Funzione Match, se attivata: preferenze, questionario di affinità, interazioni like/pass, abbinamenti e crush.
• Numero di telefono, se scegli di verificarlo dalle impostazioni: è conservato in forma cifrata (hash) e serve alla verifica tramite SMS e alle funzioni che la richiedono.
• Contatti della rubrica, solo se autorizzi l’accesso: sono letti dal dispositivo e confrontati con gli account esistenti per mostrarti chi dei tuoi contatti è già su PartyHub. Non sono conservati sui nostri sistemi.
• Inviti: quando inviti a un evento una persona non iscritta, il suo numero è conservato in forma cifrata (hash) per gestire l’invito e per collegarlo al suo account se in seguito si iscrive.
• Dispositivo e sicurezza: sessioni, push token, identificativo dell’installazione usato per gli aggiornamenti dell’app, indirizzo IP, user agent, log tecnici e segnali anti-abuso.
• Posizione, solo quando richiesta dall’utente, oppure città scelta manualmente.
• Chat AI: prompt, output, segnalazioni e metadati tecnici.
• Richieste e decisioni: richieste di assistenza, esercizio dei diritti, segnalazioni DSA, segnalazioni che ti riguardano e relative decisioni di moderazione, decisioni legali e consensi versionati.

3. Da dove provengono i dati

La maggior parte dei dati è fornita da te o generata dal tuo utilizzo della Piattaforma. Alcuni dati provengono da altre fonti:

• utenti che ti taggano come ospite o ti invitano a un tavolo;
• locali, organizzatori, loro collaboratori e PR: codici PR, esito della scansione all’ingresso, registrazione di presenze, no-show e rifiuti, consegna delle consumazioni;
• altri utenti, locali e organizzatori che segnalano contenuti o comportamenti;
• Stripe: esito dei pagamenti, rimborsi e contestazioni;
• il sistema operativo del dispositivo: push token e, se autorizzata, posizione.

4. Dati obbligatori e facoltativi

Email, username, data di nascita e credenziali sono necessari per creare l’account: senza di essi non è possibile registrarsi né verificare la maggiore età. I dati di prenotazione, di ordine e di pagamento sono necessari per erogare il servizio richiesto. Sono invece facoltativi: genere, avatar, posizione precisa (in alternativa puoi scegliere la città manualmente), funzioni sociali, funzione Match e tutti i trattamenti basati sul consenso. Il loro mancato conferimento o la revoca non impediscono di usare le funzioni principali. Il genere è necessario solo per accedere alle promozioni che lo prevedono.

5. Finalità e basi giuridiche

Diritto di opposizione

Puoi opporti in qualsiasi momento ai trattamenti basati sul legittimo interesse (finalità 5, 6, 13, 14 e 18), per motivi connessi alla tua situazione particolare, dalle impostazioni privacy dell’app o scrivendo a info@partyhubofficial.com. Per le analisi statistiche interne (13) e l’anonimizzazione per i report (14) l’opposizione è accolta senza necessità di motivazione. Puoi opporti in ogni momento, senza motivazione, al marketing diretto e revocare ciascun consenso dalle impostazioni, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

6. Genere e promozioni «donna omaggio»

Il genere è dichiarato dall’utente e non viene inferito. Quando un evento prevede una promozione configurata dall’organizzatore, il sistema può registrare il genere dichiarato, il prezzo applicato pari a zero e il motivo dell’omaggio. Non viene richiesto un documento d’identità per impostazione predefinita. Il dato è mostrato o esportato soltanto ai ruoli autorizzati per la gestione dell’evento. Non è usato per marketing né per inferire caratteristiche dell’utente, e non è incluso nei report ceduti a terzi né nei dati comunicati a partner.

Il genere dichiarato è inoltre usato, solo in forma aggregata, per le statistiche che gli organizzatori vedono sui propri eventi (ad esempio la percentuale di partecipanti per genere). Le statistiche sono mostrate solo sopra soglie minime di iscritti; le identità diverse da uomo e donna sono accorpate alla voce «altro o non dichiarato». Gli organizzatori non vedono il genere accanto al tuo nome, salvo per le promozioni sopra indicate, e non possono usarlo per decidere l’ammissione.

7. Tag amici e persone non registrate

PartyHub limita il tag ad account esistenti e usa uno stato in attesa, accettato o rifiutato, e non crea profili ombra. Il consenso di chi invita non vale come consenso prestato dall’amico.

Rubrica. Se autorizzi l’accesso alla rubrica, i contatti sono letti sul tuo dispositivo e confrontati con gli account esistenti al solo scopo di mostrarti quali tuoi contatti sono già su PartyHub. Il confronto avviene senza conservare i dati della rubrica sui nostri sistemi. Puoi revocare il permesso in ogni momento dalle impostazioni del dispositivo.

Inviti a persone non iscritte. Se inviti a un evento una persona che non ha un account, conserviamo il suo numero di telefono in forma cifrata (hash) per gestire l’invito, evitare inviti duplicati e, se quella persona si iscrive in seguito, collegare l’invito al suo account. Non creiamo un suo profilo e non usiamo il numero per altre finalità, in particolare non per marketing. Il dato resta collegato all’invito nel tuo account ed è cancellato insieme all’account di chi ha inviato l’invito o alla rimozione dell’invito stesso.

8. Chat, funzioni sociali e sistemi AI

Chat. I messaggi con altri utenti e con gli organizzatori sono visibili ai partecipanti della conversazione. Sono utilizzati per consentire la conversazione e, quando necessario, per esaminare segnalazioni, garantire la sicurezza o adempiere a obblighi di legge. Non sono usati per marketing né inclusi in report o comunicazioni a terzi.

Funzioni sociali. Le persone che segui e che ti seguono possono vedere le tue partecipazioni agli eventi solo secondo le impostazioni di visibilità che scegli, disattivate per impostazione predefinita. Puoi modificarle in ogni momento.

Chat AI. L’interfaccia segnala che stai interagendo con un sistema AI, invita a non inserire dati sensibili e permette di segnalare gli output. La chat non decide l’accesso agli eventi e non produce decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi. I messaggi e il contesto necessario sono trasmessi alle API di OpenAI per generare la risposta. Gli output possono essere inesatti. Consulta l’Informativa sull’intelligenza artificiale.

9. Pagamenti in app di tavoli e consumazioni

Quando un locale o un organizzatore li attiva, puoi acquistare dall’app prenotazioni di tavoli e consumazioni.

• Il venditore è il locale o l’organizzatore indicato nella schermata di pagamento. Il contratto d’acquisto è concluso con lui e i tuoi diritti relativi all’acquisto valgono nei suoi confronti.
• PartyHub fornisce la piattaforma che consente l’ordine e il pagamento e tratta i dati dell’ordine come titolare, per gestire ordini e pagamenti in app, assistenza, contestazioni, sicurezza, prevenzione delle frodi e obblighi di legge. Li comunica al venditore, che li tratta come titolare autonomo per vendita, erogazione, rimborsi e adempimenti fiscali.
• Il pagamento è elaborato da Stripe tramite Stripe Connect ed è accreditato direttamente al venditore. I dati della carta sono inseriti e trattati da Stripe: PartyHub riceve solo esito, importo e identificativo della transazione. Per alcune finalità proprie, come prevenzione delle frodi e obblighi antiriciclaggio, Stripe tratta i dati come titolare autonomo, secondo la propria informativa privacy.
• Consumazioni alcoliche: l’acquisto è riservato ai maggiorenni. Il locale può verificare l’età alla consegna, anche chiedendo un documento; PartyHub non raccoglie il documento.
• I dati dell’ordine sono comunicati al venditore e ai suoi operatori autorizzati nella misura necessaria all’erogazione.

10. Organizzatori, PR e ruoli privacy

PartyHub è titolare dei dati che fornisci e di quelli generati dal tuo utilizzo della Piattaforma: account, prenotazioni in lista e ai tavoli, ospiti, QR, check-in, presenze, ordini, messaggi e indicatore di affidabilità. Ciò vale anche quando arrivi a un evento tramite il link di un PR o ti iscrivi nella lista di un PR: in questo caso il PR e l’organizzatore vedono il tuo nome e lo stato della prenotazione nella sua lista, e il codice PR serve solo ad attribuire la prenotazione.

Locali e organizzatori ricevono i dati necessari a gestire i propri eventi, come nome visualizzato, stato della prenotazione, ospiti, esito del check-in, indicatore di affidabilità e dati degli ordini, e li trattano come titolari autonomi per l’ingresso, la gestione della serata, l’erogazione degli acquisti e gli obblighi di legge. Non ricevono i tuoi dati di contatto, salvo che tu scelga di condividerli con uno specifico organizzatore (§12), né i dati della funzione Match o la tua posizione. Un accordo con PartyHub vieta loro di usare questi dati per marketing senza il tuo consenso, di cederli e di scambiare con altri locali liste di esclusione o giudizi su di te. Per ogni uso ulteriore rispondono loro e ti forniscono la propria informativa.

Dati inseriti dagli organizzatori. Per i dati che un locale, un organizzatore o un PR inserisce o carica nella Piattaforma, e che non provengono da te, e per l’invio delle comunicazioni promozionali dell’organizzatore a cui hai acconsentito, il titolare è l’organizzatore e PartyHub agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Per tali dati puoi rivolgerti all’organizzatore o a PartyHub, che inoltrerà la richiesta.

11. Profilazione, punteggi e decisioni automatizzate

• Raccomandazioni personalizzate (solo con consenso): gli eventi e i locali suggeriti tengono conto di ricerche, visualizzazioni, preferiti e prenotazioni. La posizione precisa, se autorizzata, è usata solo per mostrarti eventi vicini e non entra nel profilo. Le raccomandazioni non incidono sull’accesso agli eventi. Senza consenso vedi un ordinamento non personalizzato e continui a usare la chat AI di base.
• Dati della funzione Match: sono usati solo per la funzione Match. Non entrano nelle raccomandazioni, nell’addestramento dei modelli, nelle statistiche, nei report né nelle comunicazioni a partner.
• Indicatore di affidabilità: i locali presso cui chiedi di prenotare vedono il numero di mancate presenze (prenotazioni confermate, non cancellate e senza check-in) e di cancellazioni effettuate meno di 3 ore prima dell’inizio dell’evento, registrate negli ultimi 12 mesi presso tutti i locali della Piattaforma. L’indicatore contiene solo questi dati oggettivi, nessun giudizio. Lo vedi anche tu nel tuo profilo e puoi contestare ogni registrazione: una persona del nostro team la verifica e, se errata, la corregge. La decisione di ammetterti è sempre presa da una persona del locale e non è basata unicamente su un trattamento automatizzato (art. 22 GDPR). Come previsto dai Termini di servizio, dopo 4 mancate presenze in 12 mesi la possibilità di prenotare è sospesa per 30 giorni.
• Limiti dopo un rifiuto: la Piattaforma può limitare automaticamente le nuove richieste per lo stesso evento dopo un rifiuto.
• Segnalazioni e sospensioni: i locali possono segnalare a PartyHub comportamenti gravi, come violenza, molestie o danneggiamenti. Ogni segnalazione è valutata da una persona del nostro team. Se è fondata, l’account può essere limitato o sospeso con decisione motivata, che puoi contestare. PartyHub registra la violazione dei Termini accertata e non condivide il contenuto delle segnalazioni con altri locali.
• Indicatori di attività e badge: sono calcolati sulla partecipazione e sull’attività nella Piattaforma e non decidono l’accesso agli eventi.

12. Report anonimi, partner e condivisione con gli organizzatori

Report aggregati anonimi. PartyHub elabora statistiche aggregate sulle tendenze, come affluenza per zona e fascia oraria, generi musicali e tipologie di eventi più richiesti e fasce d’età. Può cederle o venderle a terzi, ad esempio aziende del settore bevande, eventi e intrattenimento. I report non consentono di identificare te né singoli locali. Chi si oppone a questa finalità è escluso prima dell’aggregazione. Per garantirlo applichiamo soglie minime di gruppo ed escludiamo eventi con pochi partecipanti, posizioni precise, orari puntuali e qualunque identificativo, anche in forma cifrata o di hash. Non includono genere, dati della funzione Match, contenuti delle chat né la partecipazione a singoli eventi. Gli acquirenti si impegnano contrattualmente a non tentare di identificare le persone.

Comunicazione a partner commerciali (solo con consenso). Solo se presti lo specifico consenso facoltativo, PartyHub può comunicare a partner delle categorie bevande, eventi e intrattenimento, moda e lifestyle, turismo e ospitalità i seguenti dati: nome visualizzato, email, fascia d’età, città, generi musicali e tipologie di eventi preferiti. I partner li trattano come titolari autonomi per proprie finalità di marketing e ti forniscono la propria informativa. PartyHub può ricevere un corrispettivo dai partner. L’elenco aggiornato dei partner è consultabile nel Centro legale e privacy.

Non sono mai comunicati ai partner: genere, data di nascita completa, posizione precisa, dati della funzione Match, contenuti delle chat e della chat AI, partecipazione a singoli eventi. Il consenso non è necessario per usare PartyHub e non è preselezionato. Puoi revocarlo in qualsiasi momento: la revoca impedisce nuove comunicazioni; per i dati già comunicati puoi rivolgerti direttamente al partner.

Condivisione dei contatti con un organizzatore (solo con consenso). Nella pagina di un locale o durante una prenotazione puoi scegliere di condividere con quello specifico organizzatore nome visualizzato, email, fascia d’età, città e lo storico delle tue prenotazioni ai suoi eventi, perché ti contatti direttamente con proprie comunicazioni promozionali. L’organizzatore li tratta come titolare autonomo secondo la propria informativa, che ti mostriamo prima del consenso, e deve rispettare ogni tua opposizione. PartyHub può ricevere un corrispettivo dall’organizzatore. Il consenso è facoltativo, separato per ciascun organizzatore e revocabile: la revoca impedisce nuove comunicazioni e viene trasmessa all’organizzatore, che deve cessare gli invii.

13. Destinatari, fornitori e trasferimenti

I dati possono essere comunicati ai locali e agli organizzatori, che li trattano come titolari autonomi nella misura necessaria a eventi e ordini (§10); ai partner commerciali e agli organizzatori con cui scegli di condividere i tuoi contatti, solo con consenso (§12); alle autorità, quando previsto dalla legge; e ai seguenti fornitori, che operano come responsabili del trattamento salvo quanto indicato per Stripe:

Puoi ottenere copia delle garanzie adottate per i trasferimenti scrivendo a info@partyhubofficial.com. I report anonimi di cui al §12 non contengono dati personali e non costituiscono comunicazione di dati.

14. Conservazione

Restano salve le conservazioni necessarie per obblighi di legge o contenziosi in corso. Le copie di backup seguono il ciclo tecnico del fornitore e le cancellazioni sono riapplicate in caso di ripristino. I dati comunicati con il tuo consenso a partner e organizzatori sono conservati da questi secondo le rispettive informative.

15. Diritti e controllo

• accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, quando applicabili;
• revoca granulare di ciascun consenso dalle impostazioni, senza pregiudicare il trattamento precedente;
• export dell’account e cancellazione dalle impostazioni, con esito degli eventuali errori parziali;
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Puoi usare il Centro legale e privacy o scrivere a info@partyhubofficial.com. PartyHub risponde di regola entro un mese. Se viene designato un DPO, i relativi contatti saranno pubblicati in questa informativa.

16. Età

Il servizio è riservato ai maggiorenni, applica un controllo dichiarativo dei 18 anni e richiede la data di nascita. Il controllo del documento resta in capo al locale quando necessario, anche per la consegna di consumazioni alcoliche; PartyHub non raccoglie documenti per impostazione predefinita. Se PartyHub viene a conoscenza dell’uso da parte di un minore, limita l’account e gestisce la cancellazione secondo gli obblighi applicabili.

17. Cookie, tracciamento e modifiche

Consulta l’informativa «Cookie e tecnologie di tracciamento»: gli strumenti di analisi e tracciamento di terze parti sono attivati solo previo consenso. Le modifiche sostanziali della presente informativa sono comunicate tramite email o avviso in app prima che producano effetti. Un nuovo consenso viene richiesto quando necessario per finalità o basi giuridiche nuove.